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组织机构及工作职责

学院办公室工作职责

时间:2009-09-24 20:30:10  作者:  点击:

学院办公室作为综合办事机构,负责学院日常事务的处理、协调、督办等工作,为维护学院正常的教学管理秩序提供后勤服务保障。主要工作职责如下:

一、负责学院行政事务的日常管理、各部门的协调与沟通工作。

二、负责学院对外事务联络、公务接待,负责上级单位来院检查指导工作的接待工作,接洽外单位来院公务活动。

三、负责学院各类大型活动及会务的协调、人员安排工作。

四、负责学院行政公文的校核、编号、打印、发送及归档工作。

五、负责上级文件的收文、登记、分办、传阅、催办及归档工作。

六、负责来信、来访接待、登记、转办、催办与反馈。

七、负责学院报刊信件的收发、电话总机值班及办公电话的管理与费用结算工作。

八、负责学院财务报销、各类收费工作以及财务预决算、各类结算等工作。做好学院各类津贴、福利的制表、审核以及发放工作。

九、负责管理使用学院印章及院领导印章,对需加盖印章的文件进行认真审查并做好登记。审核学院各类印章的刻制、启用及旧印章的存档、销毁。出具学院行政介绍信。

十、负责学院日常办公用品的购置、保管和发放及工作餐的联络工作,严格执行办公用品及用餐登记签字制度。

十一、负责学院综合档案管理,按规定做好档案资料的收集、整理、分类、归档、保管、利用、鉴定和销毁,确保档案安全。负责学院合同管理工作。

十二、协助院领导做好人员聘用与管理工作,以及职称申报工作。协助学校人事处做好人事档案及信息采集与管理工作。

十三、负责学院教职工的出勤统计及考勤核实工作,并定期予以公布。

十四、负责学院的宣传、总结工作;《学院在线》采编及文书信息工作。

十五、负责学院大事记和学院年鉴的汇编工作,学院志的编写和全院综合性统计报表工作。

十六、负责学院校友会工作;做好学院离退休人员管理工作。

十七、负责学院文印工作。

十八、负责学院的安全保卫工作,落实节假日值班安排,及时发现并消除安全隐患,与学校保卫处保持联系与沟通。

十九、负责学院用房管理及其门窗、水电、桌椅等设施的维修维护与安全。认真落实学院办公楼、会议室、礼堂等场所的清洁卫生工作。

二十、负责学院除信息类设备外的设备资产购置和所有设备的管理工作。

二十一、负责学院本部、南校区、沪北校区的后勤服务工作。

二十二、负责学院车辆管理、调度、使用、维护及保养工作,做好学院租赁班车的调度协调工作。

二十三、完成院领导交办的其他工作。

学院地址:上海市真南路500号帘青楼 邮政编码:200331
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